Outil de gestion de conférence pour l'ESA
Dans le cadre de l’organisation d’une conférence internationale dédiée aux composants électroniques passifs à usage spatial, l'ESA (European Space Agency) souhaitait moderniser et fiabiliser l’ensemble de ses processus de gestion. L’objectif était de disposer d’un outil unique, fiable et évolutif, capable de structurer l’organisation de l’événement tout en réduisant la charge opérationnelle des équipes.
Contexte et problématiques initiales
Avant le projet, l’organisation de la conférence reposait essentiellement sur des outils dispersés :
échanges par email,
fichiers Excel,
suivi manuel des propositions et des intervenants.
Cette approche posait plusieurs difficultés majeures :
une organisation trop manuelle, chronophage et source d’erreurs,
un manque de centralisation des informations, rendant le suivi complexe,
une gestion délicate des intervenants, notamment pour sélectionner et valider les propositions en fonction des thématiques et contenus présentés lors de la conférence.
Dans un contexte international et technique, ces limites devenaient de plus en plus contraignantes à mesure que l’événement prenait de l’ampleur.
Objectifs du projet
Le projet visait à répondre à des enjeux très concrets :
centraliser l’ensemble de l’organisation de la conférence dans un outil unique,
automatiser les processus clés, notamment la gestion des propositions et des validations,
réduire les erreurs humaines liées aux manipulations manuelles,
faire gagner un temps significatif aux équipes organisatrices,
offrir une meilleure lisibilité globale de l’état d’avancement de l’événement.
L’application devait également être pensée pour être réutilisable et évolutive d’une édition à l’autre.
Solution mise en place
L’application développée repose sur une architecture sur mesure et se compose de deux volets complémentaires :
Gestion des intervenants et des propositions
dépôt et suivi des propositions de conférences,
gestion des intervenants / speakers,
workflow de revue et de validation des propositions,
aide à la sélection en fonction des thématiques et contenus présentés.
Organisation des sessions et du planning
structuration des sessions et conférences,
construction et ajustement du planning,
vision claire de l’ensemble du programme.
Outils de pilotage
tableaux de bord de suivi,
visibilité en temps réel sur l’état d’avancement,
meilleure coordination entre les différents acteurs impliqués.
L’application est conçue comme une solution hybride, combinant :
un back-office destiné aux organisateurs,
une interface publique adaptée aux besoins de communication et de consultation.
Environnement technique et hébergement
Les choix techniques ont été réalisés dans une logique de fiabilité, de maintenabilité et de confidentialité.
L’application est hébergée en Europe, conformément aux exigences de l’organisation et aux enjeux liés aux données traitées.
Certains aspects techniques restent volontairement confidentiels, compte tenu du contexte et du secteur concerné.
Résultats et bénéfices
La mise en place de l’application a permis :
un gain de temps organisationnel significatif pour les équipes,
une réduction notable des erreurs liées aux traitements manuels,
une amélioration de la coordination entre les différents intervenants,
une meilleure lisibilité globale de l’organisation de l’événement.
L’outil constitue désormais une base solide pour les éditions futures de la conférence.
Ce que ce projet illustre de notre expertise
Ce projet illustre notre capacité à :
concevoir des applications web métier sur mesure,
accompagner des organisations sur des projets à forte complexité fonctionnelle,
traduire des processus organisationnels en outils numériques fiables et adaptés,
intervenir dans des contextes internationaux et exigeants, où la rigueur et la clarté sont essentielles.
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