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Comment rédiger le cahier des charges de son site internet ?

Rédiger un cahier des charges pour son site internet, quel que soit son type, ou son application, n'est pas une mince affaire. Et pourtant, c'est l'un des documents les plus importants. C'est lui qui va cadrer ce que vous souhaitez auprès de votre prestataire. Il sera le fil rouge de votre développement et servira au chef de projet à estimer la charge de travail et par conséquent le coût de votre projet.

Illustration de la rédaction du cahier des charges d'un site internet

Vous avez un projet de création de site internet, pour augmenter la visibilité de votre entreprise sur internet, ou un projet d'application, et vous souhaitez le faire développer par un prestataire. L'une des premières étapes : la rédaction d'un cahier des charges ou d'une expression de besoin. Quel que soit votre projet, nous allons vous expliquer pas à pas, comment rédiger votre cahier des charges fonctionnels.

Cahier des charges ou expression de besoin ?

Voilà la première question à se poser : dois-je rédiger un cahier des charges ou une expression de besoin ? La réponse est assez simple. Tout dépend de la taille de votre projet.

Habituellement, pour un site internet dit "vitrine", de quelques pages (5 à 10 pages), nous conseillons à nos clients de rédiger une expression de besoin. C'est un document de quelques pages qui décrit de manière globale le projet. C'est un document qui s'écrit assez rapidement et qui permet déjà de donner une bonne vision sur la charge de travail et la faisabilité technique, même si ce dernier point entre rarement dans la danse dans la conception d'un site vitrine.

Par la suite, une fois l'expression de besoin rédigée, cela sera à votre prestataire de venir enrichir celle-ci, notamment pour l'aspect technique, lors de la phase de cadrage.

Pour tous les projets plus conséquent, de boutique en ligne e-commerce, de logiciel, d'application mobile, nous vous recommandons d'écrire un cahier des charges, afin de donner une vision la plus précise possible de ce que vous souhaitez pour votre projet.



Structure d'un cahier des charges pour un projet web


1. Présentation d'ensemble du projet

1.1. Présentation de l'entreprise

La première étape lorsque vous souhaitez rédiger le cahier des charges de votre projet est de présenter votre entreprise si vous êtes un professionnel.

  • Présentez votre activité, afin que l'équipe projet puisse appréhender votre secteur d'activité et ses spécificités : date de création, produits ou services vendus, nombre de salariés, principaux axes de développement, principaux concurrents.

1.2. Les objectifs du projet

Après avoir présenté votre entreprise, il est nécessaire de présenter de manière globale, sans trop rentrer dans les détails, les objectifs de votre projet. Définir les objectifs, permettra de s'assurer de la qualité de la prestation en fonction de votre besoin, et définir le périmètre.

  • Expliquez le rôle de votre projet dans la stratégie de votre entreprise.
  • S'il s'agit d'une refonte de votre site ou application existant, il est important de préciser le traffic mensuel, quelques statistiques de performances (taux de rebond, taux de converssion, etc.), si vous disposez de ces informations.
  • Définissez l'objectif et la typologie :
    • Un site vitrine pour présenter votre entreprise et ses services ;
    • Un média en ligne, pour diffuser du contenu digital ;
    • Un support promotionnel, par exemple pour le lancement d'un évènement ou d'un produit ;
    • Un site e-commerce destiné à vendre des produits ou services ;
    • Un logiciel en ligne ;
    • Un projet mixte, associant différentes types ou une architecture nouvelle.

1.3. Ciblage du projet

Lors de la phase de pré-projet, il est essentiel de bien identifié la cible de celui-ci. Qui sera l'utilisateur final ou LES utilisateurs finaux ? Pour vous aider, voici quelques questions auxquelles vous pouvez tenter de répondre :

  • Ciblez-vous les entreprises, les particuliers ou les deux ?
  • Quelles sont les caractéristiques et les centres d'intérêts de votre cible ?
  • Dans le cas d'une cible multiple, identifiez les différents segments qui composent votre cible (par exemple PME et grandes entreprises) et hiérarchisez leur importance stratégique.

Pour vous aidez, vous pouvez utiliser la méthode des "Personas", qui vous permettra de définir chaque utilisateur dans ses habitudes et ses désires.

De plus, si vous souhaitez développer un logiciel en ligne, la définition des "Personnas" peut-être un premier travail pour réaliser vos user-stories. Si vous ne connaissez pas les user-stories ou si vous n'avez pas encore réalisé celle de votre application, nous vous invitons à découvrir notre guide de conception d'une user-story. Pour un logiciel, cela vous fera gagner du temps sur la spécification de vos besoins utilisateurs et pour votre prestataire, cela sera un véritable fil rouge pour le développement.

1.4. Périmètre du projet

Comme énoncé au début de cet article, définir le périmètre (ou scope en Anglais) du projet est essentiel, pour estimer au mieux son délai de développement, ses risques et contraintes techniques, ainsi que son coût. Nous avons coutume de dire qu'un projet sans périmètre et un projet sans fin. Le plus gros risque si vous ne cadrez votre projet est que celui-ci n'aboutisse jamais et que votre prestataire vous livre quelque chose qui ne répond pas à votre attente. C'est une situation qu'aucun de nous ne souhaite vivre.

Pour vous aider dans cette tâche et si votre projet est conséquent, le recours aux user-stories peut vous faire gagner du temps et vous permettre d'être exhaustif sur les fonctionnalités attendues. Si besoin, nous pouvons vous accompagner dans la création de vos user-stories, afin que vous puissiez vous familiariser avec cet outil.

Pour des projets plus simples, quelques questions simples, mais souvent structurantes sont à vous poser :

  • Votre projet sera-t-il multilingue ?
  • Quelles langues sont concernées ?
  • Pour chaque langue, votre projet doit-il subir des modifications autres que la traduction du contenu ?
  • Même si la question ne se pose plus chez INNEO et surtout en 2019, votre site ou application doit-il s'adapter aux mobiles et tablettes ?
  • Une interface d'administration doit-elle être développée pour éditer le contenu ?
  • Dans le cas d'un site publiant des actualités, le relais sur les réseaux sociaux doit-il être automatisé ?

Tentez d'être le plus exhaustif possible. Mais rassurez-vous ! Si des points viennent à manquer, ou si certains manquent de détails, votre prestataire ne manquera pas de vous posez des questions et d'échanger avec vous, pour vous aider à ne rien oublier et que votre projet soit une réussite.

1.5. Description de l'existant

Une fois votre besoin décrit, il est nécessaire de faire le point sur ce qui est existant. Cela permettra d'identifier les points clés manquants et faire la lise de ce qui sera mis à disposition de l'équipe de développement.

  • Y a t-il déjà une version existante de votre site ou application ?
  • Possédez-vous déjà un nom de domaine ? Un hébergeur ?
  • Des documents de présentation de l'entreprise et de ses produits existent-ils ?
  • Quelles sont les ressources disponibles (logos, éléments graphiquse, textes, etc.) ?
  • Des ressources humaines interne ou externe sont-elles déjà allouées au projet (chef de projet, webdesigner, etc.) ?



Vous avez décrit votre projet de manière global (macro), il est temps maintenant de décrire ce que vous attendez de manière graphique - à quoi ressemblera votre site ou votre application ? - et de décrire sa structure et son ergonomie.

2.1. Charte graphique

Faites part de vos normes graphiques. En fonction de la taille de votre structure, vous aurez peut-être plus ou moins de matière. L'utilisation de votre logo, des couleurs, etc. Notifiez clairement si les éléments existants doivent être repris tels quels ou s'ils peuvent être adaptés.

Autrement, vous n'avez peut-être pas de charte graphique définie. Mais peut-être avez-vous des éléments qui seront la base de votre nouvelle charte graphique. N'hésitez donc surtout pas à les ajouter à votre cahier des charges.

Tout comme à chaque étape, voici quelques questions à vous poser pour aidez à communiquer sur votre charte graphique.

  • Avez-vous un brand book - une charte graphique ?
  • Quel sera le code couleur de votre site internet ? Quelle sera la couleur dominante ?
  • Y a t-il une variation de couleur selon les sections ou les pages ?
  • Y a t-il des déclinaisons de votre logo en fonction du code couleur des pages ?
  • Avez-vous des éléments visuels à réutiliser ?
  • Avez-vous une police typographique particulière pour votre charte graphique ?

2.2. Design

Vous venez de décrire la charte graphique de votre entreprise ou de votre marque. Mais comment votre charte doit-elle être intégré à votre site ou application. Quel design ? C'est ce que vous devez expliciter dans cette partie.

Décrivez les exigences particulières que vous pouvez avoir concernant le design de votre site ou application. Si vous avez fait développer le design par un websigner, vous souhaitez peut-être uniquement que le prestataire procède à son intégration. Si c'est la cas, n'oubliez surtout pas de le mentionner.

Il est peut-être aussi possible que vous n'ayez aucune exigence particulière et que vous souhaitez que l'équipe projet vous propose un design. Suivant la taille de votre structure et de votre prestataire, le faite de lui laisser carte blanche peut vous ammenez le bénéfice de suivre les tendances actuelles de ce qui se fait dans le monde du digital et un résultat que vous n'aurez peut-être pas imaginé.

2.3. Maquette

En fonction du niveau de détails que vous avez de votre design, vous avez peut-être réalisé ou fait réaliser une maquette, pour décrire l'aspect visuel des différents pages ou sections de votre site ou application.

C'est une étape qui n'est pas obligatoire, notamment si vous laissez beaucoup de liberté à votre prestataire. Mais si vous avez une idée très précise de ce que vous souhaitez, la réalisation de maquettes visuelles peut faire avancer plus rapidement votre projet, et évitera les trop nombreuses itérations.

3. Description fonctionnelle et technique

Vous entrez à présent dans l'une des couches les plus profondes du cahier des charges : la description fonctionnelle. Dans cette partie, vous devez décrire de manière exhaustive, l'ensemble des fonctionnalités que vous souhaitez faire réaliser.

Vous allez décrire l'arboresence de votre site ou application, pour montrer les liens logiques, décrire les fonctions et contraintes techniques pour chacune d'elle ou pour l'ensemble du projet. A ce moment là, pour décrire au mieux chacune des fonctions et vous assurer de l'exhaustivité des livrables attendus, vous pouvez faire référence à vos user-stories.

3.1. Arborescence du site

Pour présenter l'arboresence de votre site ou application, faire un schéma de celle-ci peut être une bonne idée.

  • Quelles sont les grandes sections ?
  • Comment sont organisées les rubriques ?
  • Quelles sont les pages principales ?
  • Comment est organisé le backoffice - espace d'administration - si vous en avez prévu un ?

Pour vous aider dans votre tâche, vous pouvez utiliser des outils en ligne comme Cacoo, Coggle ou Miro, qui vous permettrons de réaliser facilement des diagrammes, maquettes fonctionnelles et carte heuristique (mind map).

Si vous travaillez sur la phase d'avant-projet en équipe, je vous conseille fortement Klaxoon. Cet outil, vous permettra d'avoir un fort engagement de votre équipe pour la phase de brainstorming. Vous pourrez réaliser tous ensemble votre arboresence et faire ressortir les idées de chacun. Vous pouvez même l'utiliser pour schématiser votre user-story. Cet outil vous sera vite indispensable si vous avez l'âme un peu Geek. Si vous ne l'avez pas, mais que vous aimez bien les réunions qui bougent, alors vous serez vite conquis aussi.

3.2. Description fonctionnelle

La description fonctionnelle a pour but de décrire de manière détaillée chacune des fonctions de votre site. Vous devez être très exhaustif. Pour un site vitrine, la tâche est assez simple. Et si vous avez décider de faire une expression de besoin, vous ne passerez pas forcément par cet exercice.

Dans le cadre d'un projet plus complexe, comme énoncé auparavant, vous pouvez opter pour les user-stories. Grace à elles, vous allez identifier pour chaque type d'utilisateur (client, modérateur, administrateur, etc. en fonction de votre besoin) les fonctions dont il a besoin, afin de réaliser une action.

De plus, en fonction du projet que vous souhaitez mener, différentes questions sont à vous poser, car elles peuvent être structurante pour votre projet. Imaginez une route que vous empruntez, qui n'a aucune intersection. Si vous vous trompez et que vous ne prévoyez pas votre itinéraire en amont, vous serez obliger de faire demi-tour pour reprendre la bonne route. Ce qui est une perte de temps considérable et qui peut faire dériver votre projet et votre budget. Il est donc essentiel d'être le plus précis dans la définition de votre projet, même s'il y a toujours une certaine agilité. Quelques questions à vous poser pour vous aider dans votre réflexion et votre expression de besoin.

  • Votre site doit-il avoir un espace client sécurisé ? Un espace adhérent ?
  • Souhaitez-vous une interface d'administration, de suivi d'activité ? Précisez vos besoins en termes de droits d'administration et illustrez si possible vos processus métiers par des schémas.
  • Une authentification à double facteur est-elle souhaitable ? Selon votre projet et le niveau de sécurité requis, votre prestataire vous orientera peut-être vers ce type de solution, pour assurer la sécurité des données traitées.
  • Votre projet comprend-t-il une boutique en ligne ? Si votre projet est une boutique en lui-même, alors la question ne se pose pas. Si c'est juste une partie de votre projet globale, essayer de donner le maximum d'informations : sur le nombre de produits vendues, le type de produit, les moyens de paiements souhaités, les modes de livraison, etc.

3.3. Informations relatives aux contenus

Quel que soit le type de projet que vous avez, il est nécessaire de décrire l'attendu vis-à-vis du contenu.

  • Si vous avez un site existant, le contenu doit-il être transféré ? Précisez la technologie utilisée et/ou le framework/CMS si vous connaissez ces informations, cela permettra à votre prestataire d'estimer la complexité de migration.
  • Quels sont les différents types de contenus que vous comptez présenter sur votre site : articles, images, ressources téléchageables, etc. ?
  • Précisez vos besoins de modification des contenus et création de pages

3.4. Contraintes techniques

Même si je vous déconseille d'imposer trop de contraintes techniques, il peut être judicieux, en fonction de votre aisance avec le domaine du développement, d'imposer certaines contraintes techniques.

  • Quelles sont les éventuelles technologies imposées ou prévilégiées : langages, frameworks, CMS, etc. ?
    Comme je viens de vous le dire, je vous déconseille ce type de contrainte. Je vois souvent des clients qui mettent dans leur expression de besoin un CMS comme Wordpress ou Drupal. "Je veux du Drupal à tout prix" ou "Je veux du Wordpress à tout prix". Parfois c'est parce qu'ils sont habitués à un outil plus qu'à un autre et qu'ils ne veulent pas repartir de zéro dans leur apprentissage. Pourtant, ce type de contrainte peut mener à un résultat décevant. Laissez une porte ouverte pour que votre prestataire, qui est expert métier, puisse vous orienter et vous conseiller dans le choix le plus adapté à votre projet.

  • Avec quels navigateurs votre site ou application doit-il être compatible ?
    Toutefois, évitez de mettre Internet Explorer ! Ce "navigateur" est déprécié par Microsoft depuis cette année.

  • Avez-vous déjà un nom de domaine ? Ou celui-ci doit-il être acheté dans le cadre du projet. Si vous en avez déjà un, précisez chez quel fournisseur vous l'avez acheté.

  • Avez-vous déjà un hébergement ? Ou celui-ci doit-il être acheté dans le cadre du projet ? Si vous en avez déjà un, précisez chez quel fournisseur vous l'avez acheté.

  • Quelles sont les intégrations à des systèmes tiers à prévoir : réseaux sociaux, comptabilité, facturation, marketing automation, RMS, webanalyse, etc. ?

4. Prestations attendues et gestion de projet

Ca y est ! Vous arrivez à l'une des dernières étapes de votre cahier des charges. La route a déjà été longue jusque là en fonction de la taille de votre projet. Vous allez désormais récapituler les prestations attendues, expliquer le planning de réalisation que vous souhaitez et faire un point sur la méthodologie que vous souhaitez pour suivre l'avancement du projet.

4.1. Prestations attendues

Vous avez expliqué votre projet dans son ensemble précédemment. Vous allez à présent juste récapituler l'ensemble des prestations que vous souhaitez et pour lesquelles vous désirez un chiffrage. Cette partie pour être d'une grande aide pour vous au moment de la réception. Elle vous permettra de comparer le livrable avec ce qui été attendu à l'initial. Ne la négligez pas, elle vous évitera peut-être des heures de relecture pour faire la comparaison.

Voici quelques points non exhaustifs, sur ce que vous pouvez attendre :

  • Développement des fonctions décrites (rappelez l'ensemble des fonctions par une phrase synthétique et faite référence au paragraphe détaillé plus haut si besoin)
  • Design et ergonomie de la plateforme
  • Intégration/Interconnexion avec des outils tiers
  • Migration de la base de données existante/du contenu existant
  • Achat du nom de domaine et de l'hébergement
  • Maintenance et mises à jour (si vous êtes dans le cas d'un CMS comme Wordpress, Prestashop, etc.). Qu'attendez-vous pendant et après la pahse de réalisation du projet ?
  • Formation à l'utilisation et à la gestion du site et/ou de l'application
  • Accompagnement marketing : plan marketing, SEO (référencement naturel gratuit), SEA (référencement payant), webanalyse, etc.

4.2. Plannification

En fonction de votre aisance dans le domaine de l'informatique, cette étape peut être plus ou moins compliqué. Le but n'est pas de faire le rétro-planning complet du projet. Cette partie est pour votre prestataire. Mais de définir une date limite à laquelle le projet doit être livré et les étapes intermédiaires (réunion d'avancement projet, livraison intermédiaire, etc.).

Voilà quelques questions auxquelles répondre. Evidemment, en fonction de l'envergure de votre projet et de la taille de votre équipe, toutes les questions ne s'appliquent peut-être pas à vous.

Je vous conseille vivement de formaliser votre planning, soit par un schéma, soit par un tableau avec chaque date et la description de ce qui est attendu. Inutile de faire de la grande littérature.

4.3. Méthodologie de suivi

Enfin, la dernière partie est facultative mais peut-être intéressante en fonction de la taille de votre projet. Elle va décrire la méthodologie que vous souahitez pour suivre l'évolution de votre projet.

La plupart des entreprises du numérique utilisent la méthode agile (SCRUM) pour le suivi de ses développements. Cette méthode si vous ne la connaissez pas, privilégie des échanges réguliers au fur et à mesure du développement, pour valider chaque étape. Cela évite d'avoir de mauvaises surprises à la livraison finale et vous assure la qualité de réalisation de votre projet.

Toutefois, il faut faire attention aux dérives que cela peut occasionner. Vous allez voir votre projet naitre, et cela va TRES certainement nourrir votre réflexion. Prenez toujours le temps de prendre du recul, de la hauteur, sur vos nouvelles idées. Plus vous allez en demander à l'équipe projet et plus vous risquez de ne jamais terminer votre projet et de dépasser très largement votre budget.

Par contre, rien ne vous empêche d'écrire un backlog. Un backlog est un outil que vous allez faire vivre tout au long de la vie de votre site ou applicaiton. Vous allez consigner dedans l'ensemble des nouveaux besoins que vous avez identifiés, vos nouvelles idées, pour les soumettres à votre prestataire par la suite, et lisser son développement dans le temps. En prenant du recul sur chacun des items que vous allez ajouter au backlog, vous verrez que certains disparaitront avec le temps et la réflexion.

Sachant tout ça, il ne vous reste plus qu'à définir la méthodologie et le rythme de suivi qui vous correspond le mieux.

Récapitulatif

Vous voilà enfin au bout de votre parcours du combattant. Pour récapituler de manière simple, n'oubliez pas d'être le plus précis et exhaustif dans votre cahier des charges, tout en évitant de mettre trop de littérature. Utilisez le style direct et des schémas la où vous pouvez en utiliser. Si vous n'êtes pas à l'aise dans le domaine informatique, n'hésitez pas à vous entourer d'un professionnel pour vous accompagner dans la rédaction. Et surtout, le plus important, ne soyez pas trop contraignant. Laisser les experts métiers vous faire des propositions, prenez le temps de les comparer et de choisir la meilleure. Ce sera la clé de la réussite de votre projet.

Et enfin, n'oubliez pas que la trame que nous vous proposons est assez générique et qu'elle est là pour vous aider dans la formalisation de votre besoin. Néanmoins, en fonction de la compléxité de votre projet, n'hésitez pas à ajouter des parties qui pourraient servir à développer au mieux votre projet.

Toutefois, deux parties n'ont pas été abordées, car soit elle n'est pas obligatoire, soit elle est spécifique à un type d'appel à propositions.

Le budget

A aucun moment nous avons parlé budget. En effet, vous n'êtes en aucun cas obligé de communiquer votre budget. Ca peut être un avantage comme un inconvénient. Toute dépend si vous mettez en concurrence plusieurs prestataires lors de votre appel à propositions.

Si vous avez déjà un prestataire avec qui vous travaillez régulièrement, n'hésitez pas à lui transmettre votre budget. Il pourra de cette manière vous dire très rapidement si votre budget est compatible avec votre budget.

Pour le reste, c'est à vous de décider si vous souhaitez communiquer ou non sur le budget dédié au projet.

La méthode de sélection

Lorsqu'on lance une consultation, il n'est pas rare d'écrire une grille de critère de sélection du prestataire. Cela permet d'objectiver la sélection et d'assurer la neutralité de la décision.

Cette règle est obligatoire lors d'un appel d'offres public. Si vous êtes dans ce cas de figure, la grille de sélection doit être communiquée dans le cahier des charges ou en annexe de celui-ci.

Pour les entreprises privées, il n'y aucun critère obligatoire. Vous pouvez en écrire une pour vous aidez dans la comparaison des offres qui vous sont envoyées et vous assurer de l'objectivité de votre choix, mais il n'est pas obligatoire de le transmettre dans votre cahier des charges. Et je vous le déconseillerais même.